Tramitación electrónica ¿herramienta de utilidad o dolor de cabeza?

POR MICHELLE LATKA MELISENDA

ABOGADA

La ley 20.886, también llamada Ley de Tramitación Electrónica recientemente entrada en vigencia en parte de nuestro territorio nacional, surgió como una iniciativa legal planteada en el marco de la búsqueda de la modernización de los sistemas de tramitación judicial, en un afán del legislador por incorporar los recursos tecnológicos actualmente disponibles a los procedimientos tramitados ante nuestros tribunales, facilitando así el acceso a la justicia, promoviendo la celeridad en las tramitaciones, disminuyendo costos, e intentando entregar una mayor seguridad y
certeza tanto a partes en procedimientos como a profesionales del derecho que la entregada por el antiguo sistema de los hasta ahora expedientes físicos y documentos en papel. Lo anterior sumado a otras finalidades –como el compromiso medioambiental por medio de la disminución del uso de papel con la eliminación de los expedientes físicos de causas nuevas, entre otros-, ha hecho que la
entrada en vigencia de la tramitación electrónica sea un cambio esperado con ansias por muchos.

Dicha iniciativa no nos toma por sorpresa, puesto que vientos de cambio venían anunciando modificaciones de esta índole desde hace algún tiempo, con un afán de reforma que apunta hacia la modernización de los procedimientos así como a su simplificación.

Partiendo por las reformas procesales realizadas desde el año 2000 en adelante, las que buscaron simplificar las tramitaciones de diversas áreas del ejercicio –procesal penal, familia, laboral- y que incorporaron sistemas mas concentrados, orales, basados en audiencias presenciales, modificando sistemas de engorrosa tramitación y largas esperas, hemos avanzado en la actualidad hasta la búsqueda de una completa reforma al Código de Procedimiento Civil por medio de un texto nuevo, proyecto que en el marco de su tramitación ha pasado por innumerables discusiones, modificaciones y que se encuentra aún en estudio.

El mismo tiene como característica –entre otras cosas- la búsqueda de la disminución de los tiempos de tramitación de las causas, la facilitación de los procedimientos, la garantía al acceso a la justicia, y la simplificación de los procedimientos civiles, en un intento por acomodarlos a estándares internacionalmente probados con buenos resultados –de acuerdo a estudios de derecho comparado sobre la materia-. Sin embargo, pareciera ser que aún falta algún tiempo para que el texto del nuevo Código de Procedimiento Civil vea la luz.

Es por lo anterior, siendo la reforma al Código de Procedimiento civil un proyecto tan largamente discutido, analizado y modificado en diversas oportunidades, cuya tramitación se ha extendido en el tiempo mas de lo deseable generando un ambiente de expectación
en el medio jurídico,  que la ley 20.886 sobre tramitación electrónica se presenta como una antesala a la serie de modificaciones que se busca incorporar por medio del nuevo CPC, viniendo en reformar nuestro actual cuerpo legal de la materia en determinados aspectos prácticos, encaminándolo a lo que se espera sea el espíritu del nuevo texto procesal. Así lo refiere el propio mensaje de la ley 20.886, el cual expone que “Es importante tener presente que este proyecto se erige como una antesala a la anunciada reforma al sistema procesal civil, en que se busca agilizar los procesos, abaratar los costos de litigación, establecer una litigación responsable por parte de los abogados y generar una mayor cercanía de los justiciables con nuestro arcaico sistema de justicia civil. Es en dicho contexto en que se hace necesario contar con una reforma de este tipo que, además de servir de guía para la próxima reforma, permita asumir dichos cambios con un sistema de justicia más descongestionado y cercano a la ciudadanía.”

Así, en los cambios que venimos viendo ya desde hace poco más de un año con la incorporación piloto de un sistema de tramitación civil electrónica en algunos tribunales y destinado principalmente a la tramitación de demandas ejecutivas, se ha marcado un nuevo hito con la entrada en vigencia de la ley 20.886 que viene en establecer ya de manera definitiva la tramitación electrónica como forma de relacionarse con el tribunal en búsqueda de que –en propias palabras del proyecto de la ley 20.886- la labor jurisdiccional deje de identificarse por la ciudadanía con el lugar físico del tribunal, con la materialidad de un edificio en el que funcionan los tribunales, y sea percibido como una abstracción de funcionalidad, obedeciendo a una suerte de aproximación escalonada a los cambios que vendrían con el nuevo Código de Procedimiento Civil, y contribuyendo a la descongestión del sistema  jurisdiccional. En algunos tribunales inclusive, como antesala a la entrada en vigencia de la propia ley 20.886 comenzó a exigirse como práctica habitual el acompañar minutas digitalizadas a las audiencias preparatorias, así como la entrega digitalizada de la prueba documental a las audiencias de juicio. En definitiva, podemos entender que lo que pretende el legislador con la entrada en vigencia de esta nueva normativa –y lo que se ha pretendido con prácticas como las descritas-, es incorporar los cambios que requerirán un proceso más largo de acostumbramiento, de manera paulatina y con antelación a las demás modificaciones que incorporará el nuevo Código de Procedimiento Civil, a fin de ver paso a paso y sobre la marcha, la aplicación y aceptación de la serie de modificaciones que se espera incorporar con el nuevo CPC una vez aprobado su texto definitivo. Entendemos que la premisa que se ha adoptado es la de que todo cambio es bueno, si se hace con moderación. Ahora bien, ¿ha sido moderado este cambio para los abogados? Nos detendremos sobre este punto más adelante.

En el marco de la referida serie de modificaciones implementadas en búsqueda de la modernización de nuestro sistema jurisdiccional y del acercamiento de la justicia a la ciudadanía, podemos señalar la anterior incorporación del sistema virtual de consulta electrónica de expedientes a través del portal online del PJUD, en el cual se hace posible la visualización y descarga de expedientes digitalizados a través de documentos electrónicos individuales –con las salvedades que pudieran plantearse sobre los problemas de los formatos escogidos por los programadores de la plataforma para descargar dichos documentos-, por medio de diversos criterios de búsqueda. Ello permite acceder de manera digital a expedientes de tribunales de todo el territorio nacional, sin necesidad de encontrarse físicamente en el lugar del tribunal ante el cual se tramita la causa para ser consultada a través de su expediente físico. Claramente, desde el punto de vista profesional, esto constituyó una ventaja desde el momento de su incorporación –la cual como recordaremos, no estuvo exenta de críticas, justificadas por lo demás dados los constantes errores que presentó la plataforma sobre todo en el primer tiempo posterior a su incorporación-.

Lo anterior, sin embargo, no constituyó sino una herramienta más para el profesional del derecho y un medio de información para las partes interesadas en consultar directamente sus expedientes, no entregando en todo caso auténtica certeza respecto de la actualización del procedimiento en su carpeta electrónica –recordemos que las presentaciones de las causas ingresadas hasta antes de la entrada en vigencia de la ley 20.886 se realizan en papel y estas deben ser escaneadas por funcionarios del tribunal para su posterior incorporación al sistema electrónico, lo que en tribunales con alta carga de trabajo puede llegar a demorar estimativamente una semana o más-, y nada garantiza que al consultar el sistema, este se condecirá en su totalidad con los últimos escritos presentados o con las ultimas resoluciones dictadas por el tribunal.

Es decir, cualquier persona desde la comodidad de su escritorio, desde la implementación de este sistema electrónico, ha tenido la posibilidad de realizar la consulta del expediente de la causa de su interés a través de la plataforma electrónica del Poder Judicial, cualquiera sea la jurisdicción en la que se tramite –y en la medida en que se cuenten con las claves para ello, según la materia de que se trate claro está-, sin embargo ello no ha entregado certeza alguna sobre el hecho de que dicha información estuviere completamente actualizada. En adición a ello, en la misma página web del poder judicial, se incorporó el estado diario electrónico de causas, subido cada día a la plataforma electrónica para consulta de los abogados. Sin embargo dicho estado diario, como hemos indicado, hasta antes de la entrada en vigencia de la ley 20.886 carecía de valor legal en sentido estricto, puesto que nuestro código de procedimiento civil hasta entonces solo contemplaba el estado diario físico exhibido en los tribunales como forma de notificación, además de las otras formas de notificación que ya conocemos.

Esto se traducía en que de todas formas, si se quería tener la certeza de la actualización de la información, se debía acudir al tribunal a verificar el estado diario de causas para conocer las últimas resoluciones dictadas por el tribunal o a revisar el expediente físico directamente puesto que, en sentido estricto, el estado diario electrónico no estaba contemplado por ley y en caso de que este no se encontrase debidamente actualizado o presentara errores de integridad o veracidad, difícilmente esto podía ser alegado para recuperar un plazo perdido u otra eventualidad procesal derivada de aquello.

La ley 20.886 vino a corregir este problema, señalando expresamente en su artículo 12 numeral 8) (inc 1.) “Las resoluciones no comprendidas en los artículos precedentes se entenderán notificadas a las partes desde que se incluyan en un estado que deberá formarse electrónicamente, el que estará  disponible diariamente en la página web del Poder Judicial con las indicaciones que el inciso siguiente expresa. 

(inc. 3.) Estos estados se mantendrán en la página web del Poder Judicial durante al menos tres días en una forma que impida hacer alteraciones en ellos. De las notificaciones realizadas en conformidad a este artículo se dejará constancia en la carpeta electrónica el mismo día en que se publique el estado. (Inc. 4) La notificación efectuada conforme a este artículo será nula en caso que no sea posible la visualización de la resolución referida en el estado diario por problemas técnicos del sistema de tramitación electrónica del Poder Judicial, lo que podrá declararse de oficio o a petición de parte.”

De esta somera descripción de algunas de las principales características del sistema de digitalización de los procedimientos, parecieran brotar principalmente beneficios: cercanía de las partes con el proceso, descongestión de trabajo en los tribunales, causas de tramitación más rápida, entre otros. Nos hemos adscrito en nuestro análisis al trabajo de los tribunales –cuya carga se espera reducir considerablemente con este nuevo sistema de tramitación-, y al punto de vista de las partes en una causa, desde el cual el sistema electrónico pareciera reunir principalmente beneficios, puesto que le permite a las personas mantener bajo su supervigilancia el avance del proceso –siendo también una forma de control del correcto ejercicio de la función jurisdiccional de los tribunales, y de la correcta diligencia de los abogados que llevan las causas-.

Sin embargo, todo lo anterior,como hemos dicho, obedece a un análisis limitado a los dos puntos de vista estudiados –del tribunal y del usuario-, dejando de lado la labor de los principales actores en los procedimientos, quienes son encargados de realizar las actuaciones procesales que impulsan la tramitación por medio de sus defensas. Son los abogados quienes en definitiva van a sentir el peso de todos estos cambios procesales sobre sí y su sistema de trabajo. Si bien la tramitación electrónica se erige como un intento facilitador de las relaciones de las partes con el tribunal en el marco de la tramitación de los procedimientos, nos vemos enfrentados a una serie de interrogantes y dificultades a la hora de empezar a dar aplicación a esta forma de tramitación en la práctica.

A proposito de esto, debemos detenernos en un aspecto que ha preocupado a gran parte de los abogados tras la entrada en vigencia de esta nueva forma de tramitar, es la vulnerabilidad y volubilidad que el sistema informático de tramitación electrónica ha demostrado desde su implementación hasta la fecha. No han sido pocos los incidentes informados por profesionales de las distintas jurisdicciones en que ha comenzado a tener vigencia la tramitación electrónica que imposibilitan la revisión de causas, la presentación de escritos y el ingreso de demandas. El auto acordado de la Corte Suprema de fecha 15 de abril de 2016 –previendo muy acertadamente los problemas que se producirían con el sistema informático, motivada probablemente por experiencias anteriores- se refiere expresamente a aquellas circunstancias en las que la Oficina Jurídica Virtual no se encuentre disponible, caso en el cual entrega a la Corporación Administrativa la responsabilidad de emitir y publicar en la página web del Poder Judicial un certificado que indique la fecha, hora y duración del incidente.

Podemos imaginarnos desde ya y sin incurrir en detalles, que esta situación igualmente podría prestarse para un sinnúmero de problemáticas, sobre las que no nos extenderemos en el presente estudio.

El artículo 4 del referido auto acordado, entiende de manera expresa como circunstancia que habilitaría a la entrega presencial de escritos, demandas y documentos en el tribunal, la inaccesibilidad del sistema de tramitación electrónica, tanto por problemas del servidor como de conectividad. Ahora bien, respecto de este punto, deberá estarse a lo que se hubiere certificado por medio del instrumento descrito en el párrafo anterior. Sin embargo, hay situaciones en las que el sistema no se encuentra caído en su totalidad, sino que simplemente han desaparecido las carpetas electrónicas de las causas, o estas son inaccesibles. En estos casos no se contará con el certificado antes descrito, y podríamos entender -desde un punto de vista estricto- que no sería admisible como prueba por el tribunal una captura de pantalla de la incidencia para fundamentar una solicitud.

Si bien comentábamos en párrafos anteriores que la implementación del sistema informático de consulta de causas sufrió algunos desperfectos en sus inicios, que las críticas no fueron pocas, y que se tardó un tiempo en regularizar el funcionamiento del sistema, debemos entender que la ley de tramitación electrónica va un paso más allá e implica una completa transformación en la forma en que las partes se relacionan con el tribunal, siendo la plataforma virtual el único medio autorizado por ley para presentar escritos. Por lo tanto, en ocasiones anteriores si bien no se podían revisar las carpetas, las partes no se veían imposibilitadas de realizar sus presentaciones, puesto que estas podían seguirse realizando presencialmente o vía correo electrónico –según el caso-, aun cuando los sistemas informáticos se encontraran caídos. Más aun, con la incorporación del expediente electrónico, en caso de pérdida de la información en los servidores o inaccesibilidad a la plataforma virtual, esto sería el equivalente a la pérdida del expediente en el tribunal, no pudiendo consultar la causa y perdiendo todo lo obrado.

Estamos conscientes de que la tramitación electrónica ha proporcionado experiencias favorables en derecho comparado, disminuyendo la carga de trabajo de los tribunales, agilizando los
procedimientos y siendo una herramienta de utilidad para los profesionales del derecho. Estamos conscientes también de que todo nuevo sistema requiere de un periodo de acostumbramiento y corrección para su completo funcionamiento. Sin embargo, cuando vemos que a semanas de su entrada en vigencia aun se presentan graves problemas con las plataformas electrónicas que influyen de manera negativa en la tramitación de las causas, que dificultan la ya compleja labor de los principales actores del sistema como son los abogados, y que inclusive han llegado a generar el archivo de causas perfectamente admisibles por errores de simple ordenación de los antecedentes en el propio sistema del tribunal, debemos preguntarnos si estamos preparados para este sistema, o si debemos
repensar la forma en que fue planteado.

Cabe preguntarnos entonces ¿es la tramitación electrónica una herramienta que facilita el acceso a la justicia y mejora las tramitaciones de los procedimientos para todas las partes, u obedece a una modificación pensada principalmente desde el punto de vista del tribunal?

La discusión está abierta.

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